3 Gründe, warum Sie mit manchen Aufgaben nie fertig werden

Wenn der Arbeitstag hektisch ist, bleibt für manche Aufgabe einfach nicht die Zeit. Gerade Themen, mit denen wir uns nur selten befassen, schieben wir dann gern auf die lange Bank. Das Problem: Von allein erledigen sich die Dinge nicht. Und unter Zeitdruck wird Ihre Rede für die Betriebssfeier auch nicht unbedingt besser.

Doch warum befällt uns bei manchen Themen die Aufschieberitis? „Es sind meist die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben, die wir vor uns herschieben“, sagt Alfons Kock , Unternehmensberater aus Steinfurt, der sich auf das SHK-Handwerk spezialisiert hat. Er nennt drei Gründe, warum das so ist, und hat vier Tipps, wie Sie es besser machen können.

Grund 1: Sie werden permanent gestört

Eigentlich sollte die Strategie für 2027 schon längst fertig sein. Doch die zwei Stunden, in denen Sie sich mit dieser wichtigen, aber nicht dringenden Aufgabe beschäftigen wollen, sind einfach nicht drin. Dringende Aufgaben, oft auf zwei Beinen, schieben sich dazwischen, beschreibt Kock die Situation: „Es klingelt das Telefon . Mitarbeiter brauchen nur kurz eine Entscheidung oder eine Information, damit sie mit ihrer Arbeit weitermachen können. Der Chef löscht das Feuer und die wichtige Aufgabe bleibt liegen.“

„Die meisten Mitarbeitenden wollen nicht stören, sondern ihre Arbeit gut erledigen“, sagt der Unternehmensberater. „Weil aber der Chef immer in Hektik ist und seinen Kalender nicht nutzt, nutzt das Team jede Gelegenheit, ihn anzusprechen – man weiß ja nicht, wann das wieder möglich ist.“

Deshalb sollten Sie zunächst Ihren Kalender pflegen, damit das Team weiß, ob und wann Sie ansprechbar sind, rät Kock. Außerdem: „Schaffen Sie zwei Zeitfenster am Tag, in denen Ihre Mitarbeitenden Sie sicher erreichen und ansprechen können. Es reichen zehn Minuten.“ Das klappt natürlich nur, wenn Sie diese Zeiten dann auch im Kalender für alle sichtbar machen.

„Gerade wenn es mit Kunden unangenehm wird, schalten viele Mitarbeitende zum Chef durch“, nennt Kock ein Problem. Die Lösung können Argumentationshilfen sein, die jeder im Team kennt. Monieren Kunden beispielsweise immer mal wieder die Preise ? „Dann geben Sie Ihren Mitarbeitenden ausformulierte Sätze an die Hand“, empfiehlt der Unternehmensberater.

[Tipp: Weitere Zeitmanagement-Tipps für Ihren Betrieb liefert der kostenlose handwerk.com-Newsletter. Jetzt hier anmelden! ]

Grund 2: Ihnen fehlt die Routine

Ein Unternehmenskonzept schreiben, sich mit dem Relaunch der Website beschäftigen oder eine Personalplanung für die kommenden Jahre entwickeln – solche Aufgaben erledigen wir selten. „Weil uns die Routine fehlt, flüchten wir uns schnell in alltägliche Probleme“, sagt Kock. „Ich mache erstmal das, was ich kann.“

Wie lange wird die Aufgabe dauern? Eine Stunde für das Schreiben der Rede für die Betriebsfeier, 20 Minuten für ein Telefonat wegen einer Reklamation, 30 Minuten für den Termin mit dem Steuerberater. „Tragen Sie diese Zeitfenster auch in Ihren Kalender ein“, betont Kock. So verleihen Sie den Aufgaben Wertschätzung und sorgen für Transparenz: „Dann sehen Ihre Mitarbeitenden: Oh, der Chef hat schon acht Aufgaben bis 12 Uhr. Ich gehe erst zu ihm, wenn er frei ist.“

Grund 3: Sie erkennen die Wichtigkeit nicht

Ein Handwerksbetrieb funktioniert auch ohne Strategie – eine gewisse Zeit zumindest. „Viele Unternehmer im Handwerk sind in erster Linie Handwerker“, sagt Kock. Strategie, Personalführung. Finanzierung – all das haben sie nicht unbedingt gelernt und erkennen die Wichtigkeit dieser Themen oft erst, wenn es schon fast zu spät ist. Hoher Umsatz, aber niedriger Gewinn, miserable Work-Life-Balance und eine hohe Fluktuation beim Personal können die Folgen sein.

„Externe Unterstützung hilft Ihnen, die wichtigen Aufgaben zu erkennen und zu priorisieren “, sagt Kock. Möglichkeiten gibt es viele: Suchen Sie den Austausch mit anderen Betrieben, fragen Sie Ihre Handwerkskammer oder buchen Sie einen externen Berater. „Voraussetzung ist natürlich die Bereitschaft, sich fortzubilden“, so der Unternehmensberater. „Doch wenn Sie offen für Veränderung sind, können Sie in kurzer Zeit viel erreichen.“

Tipp: Sie wollen an Ihrem Zeitmanagement arbeiten und suchen neue Impulse? Mit dem handwerk.com-Newsletter gelingt Ihnen das. Melden Sie sich jetzt an!