Umsatzsteuer-Nachschau: Wenn plötzlich der Fiskus vor der Tür steht

Nachschauen durch das Finanzamt sind gefürchtet – vor allem, weil sich der Fiskus vorher nicht anmeldet. Welche Rechte haben die Prüfer bei einer Umsatzsteuer-Nachschau? Welche Rechte haben Betriebe? Steuerberaterin Alison Siefert aus Hannover gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen:

Was ist eine Umsatzsteuer-Nachschau?

Die Umsatzsteuer ist eine wichtige Einnahmequelle des Staates. Deswegen schauen die Finanzämter bei dieser Steuerart besonders genau hin, in einer Umsatzsteuer-Nachschau oder einer Umsatzsteuersonderprüfung .

Das Bauhandwerk ist Siefert zufolge häufiger von Umsatzsteuer-Nachschauen betroffen – aufgrund Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach §13b Umsatzsteuergesetz (UstG). Grundsätzlich kann das Finanzamt jedoch jeden Handwerksbetrieb kontrollieren.

Finanzämter führen selten eine grundlose Prüfung durch – dafür fehlt ihnen einfach das Personal. Doch anders als bei einer Sonderprüfung brauchen sie tatsächlich einen konkreten Anlass.

In der Praxis unterscheiden sich Umsatzsteuer-Nachschau und Umsatzsteuersonderprüfung laut Siefert vor allem in zwei Punkten:

• Bei einer Sonderprüfung müssen sich die Beamten vorher anmelden. Bei der Nachschau kommen sie unangekündigt.
• Die Nachschau erfolgt stichprobenartig, dauert kürzer und umfasst weniger Unterlagen als eine Sonderprüfung.

Was wird bei einer Umsatzsteuer-Nachschau geprüft?

Eine Umsatzsteuer-Nachschau kann alles betreffen, was mit der Umsatzsteuer in Zusammenhang steht. Die Prüfer müssen sich jedoch auf den konkreten Anlass konzentrieren. Das betrifft gemäß § 27b UStG alle „Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte“.

Besonders im Fokus stehen laut Siefert Kassenberichte, Kassenbelege und Bargeldbestände. Und sind die Prüfer schon einmal da, können sie gleichzeitig eine Kassennachschau inklusive Kassensturz durchführen.

Werden die Beamten fündig, kann die Nachschau in eine umfassendere Umsatzsteuersonderprüfung oder sogar in eine Betriebsprüfung übergehen – sofort und ohne Vorankündigung.

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Welche Pflichten haben Unternehmer?

Die Prüfer müssen sich ausweisen und dürfen das Betriebsgrundstück sowie alle Geschäftsräume betreten, einschließlich Lager und Werkstatt. „Es ist keine gute Idee, den Beamten den Zutritt zu verweigern“, warnt Siefert. Privaträume sind hingegen ohne richterliche Anordnung tabu.

Unternehmer müssen den Prüfern während der Nachschau Zugang zu allen umsatzsteuerrelevanten Unterlagen gewähren. Dazu gehören auch alle relevanten elektronischen Daten.

Außerdem müssen Unternehmer den Beamten Auskunft erteilen. Dabei sollten sich Betriebsinhaber jedoch streng an die Fakten halten und keine Mutmaßungen oder Schätzungen anstellen, rät Siefert.

Dürfen die Beamten auch Mitarbeitende befragen?

„Die Auskunftspflicht beschränkt sich auf den Steuerpflichtigen, also auf den Unternehmer. Mitarbeitende müssen dem Prüfer keine Informationen geben“, betont Siefert.

Ihr Rat: Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, die Prüfer bei allen Fragen an den Chef oder dessen Steuerberater zu verweisen. Sind beide nicht greifbar, müssen sich die Prüfer eben gedulden.

Außerdem sollten Mitarbeitende Small Talk mit den Prüfern über den Betrieb vermeiden. „Bei solchen Gelegenheiten kann es schnell um steuerrelevante Interna gehen und zu einem falschen Eindruck führen“, warnt Siefert.

Checkliste: 8 Tipps für das Verhalten während der Umsatzsteuer-Nachschau

Siefert empfiehlt Handwerkern, eine Checkliste für den Ernstfall bereitzuhalten: „Die Nachschau bedeutet Stress, die Checkliste sorgt für einen kühlen Kopf.“

Ihre wichtigsten Verhaltenstipps für eine solche Checkliste:

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