Vorsicht: Ausnahmen von der verkürzten Aufbewahrungsfrist

2024 versprach der Gesetzgeber bürokratische Entlastung: Betriebe sollten Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahren. Dazu zählen Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege.

Doch schon früh rieten Steuerberater, die Belege weiterhin zehn Jahre zu archivieren . Zu Recht, wie jetzt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 8. Juli 2025 zeigt. Es listet Fälle auf, in denen die 10-Jahres-Frist bleibt. Das betrifft insbesondere umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen:

„Die Aufbewahrungsfristen für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen (z. B. nach § 22 Absatz 1 UStG oder § 22f Absatz 1 bis 4 UStG) wurden nicht verkürzt; sie sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.“

Klingt kompliziert? Das ist es auch, wenn man die genannten Paragrafen genauer betrachtet. Was bedeutet das für die Praxis?

„Unternehmen müssen genauer prüfen“

Eine einfach Faustformel zur Prüfung der Aufbewahrungsfristen gibt es nicht, sagt Meik Eichholz, Leiter der Steuerabteilung der Bundessteuerberaterkammer in Berlin. Unternehmen müssen „künftig genauer prüfen, ob nicht für einzelne Belege doch eine längere Aufbewahrungspflicht gilt“.

Dieser zusätzliche Aufwand schmälere den Entlastungseffekt. Zumal es nicht nur umsatzsteuerliche Ausnahmen gibt. Auch besondere Umstände wie laufende Rechtsbehelfs- oder Strafverfahren, Betriebsprüfungen oder Investitionen mit Vorsteuerberichtigung erforderten eine längere Aufbewahrung.

Eichholz rät: „Wer sicher gehen will und keine böse Überraschung erleben möchte, sollte auch über die acht Jahre hinaus aufbewahren.“

Günstige Alternative: Unterlagen mindestens 10 Jahre archivieren

Auch Steuerberater Christian Rech aus Trier empfiehlt: „Archivieren Sie alle Unterlagen einheitlich mindestens zehn Jahre.“ Doch eigentlich könne er sich diesen Rat sparen, so Rech. Darauf kämen seine Mandanten selbst: „Welcher Unternehmer stellt sich denn in den Keller und sortiert Ordner Blatt für Blatt danach aus, was nach sechs, acht oder zehn Jahren wegkann?“

Delegieren lasse sich diese Aufgabe kaum, meint Rech. Zu groß sei das Risiko, versehentlich wichtige Unterlagen zu entsorgen. Also müsste ein Unternehmer selbst ran – oder sein Steuerberater. Doch „das ist viel teurer, als ein paar Akten ein paar Jahre länger zu lagern“.

Das BMF-Schreiben hat den Steuerberater nicht überrascht, er habe mit so etwas gerechnet. Der Gesetzgeber sei 2024 bei der Verkürzung der Fristen „viel zu kurz gesprungen“. Auf dem Papier klinge die Regelung gut, in der Praxis sei sie „komplett irrelevant“. Eine echte Erleichterung, so Rech, wäre nur eine einheitliche Frist für alle steuerlichen und handelsrechtlichen Sachverhalte gewesen.

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