Der digitale Arbeitsvertrag kommt – aber nicht für alle!

Weniger Bürokratie, auch im Arbeitsrecht: Das verspricht das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz , das seit dem 1. Januar 2025 in Kraft ist. Deshalb ist in einigen Fällen nicht mehr die Schriftform, sondern die Textform ausreichend. Was bedeutet das im Betriebsalltag und welche Ausnahmen gibt es? Jennifer Smoch, Juristin und Geschäftsführerin der Kreishandwerkerschaft Harburg , beantwortet die wichtigsten Fragen.

Was ist der Unterschied zwischen Text- und Schriftform?

„Schriftform bedeutet, dass ein Dokument eigenhändig unterzeichnet werden muss“, erklärt Smoch. Solche Dokumente müssten daher auf Papier ausgefertigt werden. „Für eine digitale Personalakte mussten also bislang diese Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden. Das Original in Papierform musste zusätzlich aufbewahrt werden.“

An die Textform werden geringere Anforderungen gestellt. Es genügt, wenn eine lesbare Erklärung auf einem „dauerhaften Datenträger“ abgegeben wird, heißt es im Bürgerlichen Gesetzbuch. Unter einem dauerhaften Datenträger versteht das Gesetz jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, die an ihn gerichtete Erklärung so zu speichern, dass sie ihm dauerhaft zugänglich ist und nicht verändert werden kann. „Ein PDF, das einer E-Mail angehängt ist, würde diese Voraussetzungen erfüllen“, sagt Smoch. Auch eine SMS, eine Messenger-Nachricht oder ein Fax würden demnach ausreichen.

Wichtig: „Das Ganze setzt jedoch voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, ihm einen Empfangsnachweis zu erteilen“, betont Smoch. Nur so könne er nachweisen, dass der Mitarbeiter die Dokumente auch erhalten hat.

Arbeitsverhältnis: Wofür reicht jetzt die Textform?

Die wichtigste Änderung betrifft das Nachweisgesetz : „Wichtige Informationen über Arbeitsbedingungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bislang in Schriftform aushändigen mussten, dürfen nun auch in Textform übermittelt werden“, sagt Smoch. Dazu gehören unter anderem Informationen über den Arbeitsort, eine Beschreibung der Tätigkeit, die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, die Arbeitszeit , die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und die Kündigungsfristen .

„Da Arbeitsverträge nicht zwingend in Schriftform abgeschlossen werden müssen, ist nun ein komplett digitaler Arbeitsvertrag möglich“, erklärt die Juristin. In der Praxis könne ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden einen Arbeitsvertrag inklusive der Informationen zu den Arbeitsbedingungen als PDF per E-Mail zuschicken und sich den Erhalt und die Kenntnisnahme des PDFs bestätigen lassen. „Diese Bestätigung sollte dann unbedingt in der Personalakte archiviert werden“, betont Smoch.

Allerdings: „Es kann problematisch werden, wenn es zum Rechtsstreit kommt“, warnt die Juristin. Der Arbeitgeber sei dann verpflichtet, nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer die Vertragsbedingungen auch wirklich kannte. „Wie ein solcher Empfangsnachweis rechtssicher aussieht, ist noch unklar.“ Sie tue sich daher schwer, Betrieben zu dieser Vorgehensweise zu raten. „Es kommt auch auf den Digitalisierungsgrad an“, sagt Smoch. Wenn der Betrieb komplett digitalisiert sei, könne es sinnvoll sein, den Arbeitsvertrag in Textform abzuschließen.

Digitaler Arbeitsvertrag: Welche Branchen sind ausgenommen?

Das Bürokratieentlastungsgesetz macht allerdings in Punkto Nachweisgesetz eine große Ausnahme: „In Wirtschaftsbereichen, die laut Schwarzarbeitsgesetz besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung betroffen sind, ist der Nachweis in Papierform zum Schutz der Arbeitnehmer weiterhin Pflicht“, erläutert die Juristin. Folgende Handwerksbranchen sind davon betroffen:

• Bau,
• Fleischwirtschaft,
• Gebäudereinigung,
• Messebau.

Auch für Praktikanten ist der Nachweis in Textform nicht möglich. In allen Branchen können Arbeitnehmer auch weiterhin einen schriftlichen Nachweis vom Arbeitgeber verlangen.

Wo bleibt es grundsätzlich bei der Schriftform?

Hier wird es kompliziert: „Der Grundsatz, dass eine Änderung der wesentlichen Arbeitsbedingungen der Schriftform bedarf, bleibt bestehen“, sagt Smoch. Das heißt: Wenn der Arbeitgeber wesentliche Arbeitsbedingungen ändert, also zum Beispiel eine 4-Tage-Woche mit weniger Arbeitszeit und weniger Lohn einführt, muss das in Schriftform dokumentiert werden.

Ausnahme: Betrieb und Mitarbeiter schließen einen Änderungsvertrag. Dann wiederum genügt die Textform.

Die Schriftform bleibt außerdem bei Kündigungen oder Aufhebungsverträgen weiterhin erforderlich. „Auch Abmahnungen müssen weiterhin in Schriftform erteilt werden“, so Smoch.

Beitrag vom 22. Januar 2025, aktualisiert am 3. Februar 2025.

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