Auftragsbearbeitung mit Tooltime: Einfach und intuitiv?

Tim Kirchners Gesellenzeit ist nicht lange her, doch sie scheint von einem anderen Stern. „Das lief noch mit Zettel und Papier. Wir haben kaum etwas digital gemacht“, sagt der 26-Jährige, der vor zwei Jahren in Ratingen seinen Betrieb „ Konzept.K “ gründete. Der Installateur- und Heizungsbauermeister, seine vier Gesellen und seine Büromitarbeiterin betreuen Privatkunden und Hausverwaltungen: Sie bauen und modernisieren Bäder, übernehmen die Instandhaltung und den Einbau von Wärmepumpen, Öl- und Gasheizungen.

Kirchner wollte seine Abläufe von Beginn effizient organisieren. Er folgte der Empfehlung der Vaillant-Gründungswerkstatt, testete Tooltime und befand die Software für gut. „Sie hat alles was, man braucht. Das Design ist an Apple orientiert. Dazu kommt ein gutes Preis-Leistungsverhältnis“, zählt Kirchner auf. Er bezahlt pro Nutzer und Monat. Abgebucht wird einmal jährlich.

Andere Anwendungen hat Kirchner zumindest im Ansatz getestet. Überzeugt haben sie ihn nicht: „Die Oberflächen waren mir zu altmodisch. Es gab zu viel unnötigen Schnickschnack.“ Kirchner ist nicht der Typ, der sich aufwändig in Software hineinfuchst oder lange überlegt, wie man die betrieblichen Abläufe an eine Anwendung anpassen könnte. Entweder eine App läuft – oder sie floppt.

Flottes Arbeiten mit Tooltime

Wie hilft die Software in der Praxis? Kirchner nennt ein Beispiel: Ein neuer Kunde ruft an. Er möchte einen Waschtisch installieren lassen. Kirchner legt den Kontakt im Adressbuch an. Er weist das Projekt sich oder einem Mitarbeiter zu und bestimmt den Vor-Ort-Termin für die Besichtigung und den Kostenvoranschlag. Durch den Zugriff auf die Kalender aller Kollegen könne er sich am Telefon verbindlich äußern – und Termine so legen, dass Fahr- und Leerzeiten möglichst kurz ausfallen.

Ist der Mitarbeiter unterwegs, kann er über die Smartphone-App von Tooltime seine Termine einsehen, berichtet Kirchner. Ein Klick und der Kunde werde aufgerufen, dazu erschienen die Notizen, die Kirchner beim Erstgespräch hinterlegt hat. Ein weiterer Klick und die Navigationsfunktion lotse den Mitarbeiter zum Ziel. Vor Ort könne er Bilder machen, sie mit Notizen versehen und darin per Fingerstrich herummalen – ein Pfeil und der Chef im Büro sieht auf dem Foto gleich, wo die neue Leitung durch die Wand geführt werden soll. Nach dem Termin könne der Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfassen.

Bei komplexen Projekten würden Kirchner und seine Mitarbeiter die Möglichkeit nutzen, Grund- und Aufrisse, Installationsbeschreibungen und Datenblätter im Programm zu hinterlegen. So könnten sie auch komplexere Vorhaben gut umsetzen.

Was die Software nicht leistet

Neben der Stärken, die der Unternehmer an Tooltime schätzt, lasse die Software aktuell einige nützliche Funktionen vermissen. Drei Beispiele:

• Andere Anwendungen böten die Möglichkeit, eingehende Telefonanrufe direkt mit dem Adressbuch abzugleichen: So werde jeder Anruf eines Kunden automatisch verzeichnet.
• Eine integrierte Mailfunktion oder einen integrierten datenschutzkonformen Messenger biete die Software ebenfalls nicht. Immerhin: Sie ermögliche, Angebote und Rechnungen , die in Tooltime erstellt wurden, mit einem Klick zu versenden. Der Text der Mail werde dazu automatisch erstellt.
• Eine Buchhaltungsfunktion enthalte Tooltime nicht. Sie könne jedoch Daten für den Steuerberater exportieren.

Guter Support

Kirchner stört das nicht weiter. Wichtiger ist ihm die Unterstützung. „Wenn ich einen Bug melde, kümmert sich das Team und kurze Zeit später ist er verschwunden. Ich habe den Eindruck, man hört den Nutzern zu.“

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