Essenszuschuss: Was Arbeitgeber wissen sollten

Essenszuschuss: Essensmarken oder digitale Lösungen?

Steuerfreie Zuschüsse zum Essen sind bei Mitarbeitenden beliebt. Den Essenszuschuss können Sie auf verschiedene Arten gewähren:

• Gutscheine: Sie können Ihren Mitarbeitenden Essensmarken oder Schecks für Restaurants, Bäckereien oder Lebensmittelläden zukommen lassen.
• Digitale Essensmarken: Bei dieser Variante zahlen die Mitarbeitenden ihre Mahlzeiten selbst und reichen den Kassenbeleg digital ein. Sie erstatten den Betrag. Die Mitarbeitenden wählen frei, wo und was sie essen.
• Aufladbare Guthabenkarten: Die Mitarbeitenden erhalten eine digitale Guthabenkarte, die Sie als Arbeitgeber aufladen. Der Vorschuss wird am Monatsende mit dem tatsächlichen Konsum verrechnet.

Drei Steuerfaktoren beim Essenszuschuss

Bei einem Essenszuschuss spielen für die Steuer drei Faktoren eine Rolle:

1. Sachbezugswert: Der amtliche Sachbezugswert 2025 beträgt pro Kalendertag:

• Frühstück: 2,30 Euro
• Mittagessen: 4,40 Euro
• Abendessen: 4,40 Euro

2. Zuschuss des Arbeitgebers: Als Arbeitgeber können Sie 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei zu einer Mahlzeit pro Arbeitstag zuzahlen. Insgesamt können pro Arbeitstag maximal 7,50 Euro (= 4,40 Euro + 3,10 Euro) für ein Mittag- oder Abendessen oder bis zu 5,40 Euro (= 2,30 Euro + 3,10 Euro) für ein Frühstück gewährt werden.

3. Zuzahlung der Mitarbeitenden: Die Versteuerung hängt davon ab, ob Mitarbeitende einen Teil selbst zahlen:

• Ein geldwerter Vorteil liegt vor, wenn Mitarbeitende weniger als den vollen Sachbezugswert dazuzahlen (Geldwerter Vorteil = Sachbezugswert - Zuzahlung Arbeitnehmer).
• Kein geldwerter Vorteil liegt vor, wenn sie mindestens den Sachbezugswert selbst zahlen.

Der geldwerte Vorteil ist lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Versteuern Sie als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil mit 25 Prozent, entfallen Lohnsteuer und Sozialabgaben auf den geldwerten Vorteil.

So bleibt der Essenszuschuss steuerfrei

Wir gehen in den folgenden Beispielen davon aus, dass der Arbeitgeber den maximalen Zuschuss von 7,50 Euro zu einer Mahlzeit leistet und den geldwerten Vorteil pauschal versteuert.

Ausschlaggebend für die Steuerlast ist der tatsächliche Rechnungsbetrag einer Mahlzeit:

• Beispiel 1 bis 3: Die Mitarbeitenden zahlen keinen oder einen unter dem Sachbezugswert liegenden Eigenanteil. Auf den geldwerten Vorteil wird eine pauschale Steuer fällig.
• Beispiel 4: Ihre Mitarbeitenden zahlen einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes, das Essen ist steuer- und abgabenfrei.

Worauf Sie achten müssen

Wenn Sie Essenszuschüsse gewähren, müssen Sie folgende Aspekte beachten:

• Sie dürfen den Zuschuss nur an Arbeitstagen gewähren, nicht an Krankheits- oder Urlaubstagen.
• Der Zuschuss gilt nur für Mahlzeiten, die unmittelbar verzehrt werden, nicht für Vorratskäufe.
• Für Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten besteht kein Anspruch auf den Essenszuschuss.
• Der Zuschuss darf den Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
• Die Aufwendungen müssen belegbar sein, zum Beispiel in Form von Rechnungen, Kassenbelegen oder Quittungen.

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