So setzen Sie Bewirtungskosten von der Steuer ab

Geschäftsessen bieten eine ideale Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen zu vertiefen. Die Bewirtungskosten können Sie steuerlich absetzen – vorausgesetzt, Sie beachten einige Regeln.

1. Was zählt zu den Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten umfassen Ausgaben für Speisen, Getränke und Genussmittel wie Tabakwaren. Auch Garderobengebühren, Trinkgelder und Unterhaltungskosten, etwa für Eintrittskarten, gehören dazu.

2. Wann liegt ein geschäftlicher Anlass vor?

Ein Geschäftsessen gilt als Betriebsausgabe, wenn es einen geschäftlichen Anlass gibt und Sie Geschäftspartner einladen. Dabei ist es unerheblich, ob die Beziehung bereits besteht oder erst aufgebaut werden soll. Geschäftliche Anlässe sind etwa Vertragsverhandlungen, Projektbesprechungen oder Gespräche mit Steuerberatern, Anwälten, Behördenvertretern oder Journalisten.

3. Wer gilt als Geschäftspartner?

Geschäftspartner sind alle betriebsfremde Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung haben oder aufbauen wollen. Auch deren Begleiter – etwa Ehepartner, Mitarbeitende oder Berater – akzeptiert das Finanzamt als Teilnehmer eines Geschäftsessens.

4. Sind Bewirtungskosten zu 100 Prozent Betriebsausgaben?

Nein, Sie dürfen nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehen. Eine Obergrenze gibt es nicht, doch die Kosten müssen „angemessen“ sein. Was als angemessen gilt, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Sind die Kosten nicht angemessen, kann es den Betriebsausgabenabzug komplett ablehnen.

5. Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Die 70-Prozent-Regelung gilt nicht für die Umsatzsteuer. Die in der Restaurantrechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer können Sie in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen.

6. Welche Nachweise verlangt das Finanzamt?

Das Finanzamt erwartet von Ihnen zwei Nachweise: einen Bewirtungsbeleg und eine Restaurantrechnung. Ohne korrekte Belege erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an.

Die Restaurantrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum der Bewirtung
• Rechnungsdatum
• Auflistung der Speisen und Getränke (allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht)
• Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer
• Mehrwertsteuersatz

Bei Rechnungen über 250 Euro sind zusätzlich erforderlich:

• Name und Anschrift des Gastgebers
• Nettopreis und Mehrwertsteuerbeträge aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Steuernummer oder USt-ID des Restaurants
• fortlaufende Rechnungsnummer

Verfügt das Restaurant über eine elektronische Kasse, muss die Rechnung einen Hinweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten.

Der Bewirtungsbeleg muss außerdem folgende Informationen enthalten:

• Namen der bewirteten Personen
• Anlass der Bewirtung („Arbeitsgespräch“ genügt nicht)
• Ihre Unterschrift als Gastgeber

Diese Angaben können Sie oft auf der Rückseite der Rechnung ergänzen. Ist das nicht möglich, erstellen Sie ein separates Dokument und bewahren es zusammen mit der Rechnung auf.

7. Wie ist beim Trinkgeld zu beachten?

Trinkgelder werden in elektronisch erstellten Rechnungen nicht ausgewiesen. Sie können sich die Trinkgeldzahlung handschriftlich auf der Rechnung quittieren lassen. Dann können Sie 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehen.

8. Sind handschriftliche Rechnungen zulässig?

Nein, das Bundesfinanzministerium schreibt maschinell erstellte Rechnungen vor. Handschriftliche Belege erkennt das Finanzamt nicht an.

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