Bierdeckel-Kalkulation: Gewinn auch mit schwierigen Projekten
Mit dem Weggang zweier Mitarbeiter änderte sich die Kostenstruktur dieses Betriebs. Eine Herausforderung, der er gezielt begegnete. Dank einer soliden Kalkulation.
Auf einen Blick
Mit einem unverstellten Blick sieht man vieles klarer. Als Jonas Wolf 2022 in den väterlichen Betrieb einstieg, wusste er, dass die Raumausstattung Wolf wirtschaftlich solide aufgestellt war. Der Wirtschaftsingenieur erkannte aber auch Optimierungspotenzial – und sah sich zudem mit einer ersten großen Herausforderung konfrontiert.
„In der Anfangszeit wollte ich mir einen Überblick über unsere Kosten verschaffen und habe gemerkt, dass das schwieriger war, als es sein sollte“, sagt Wolf. Der Betrieb hatte sehr viele Lieferanten aber kein passendes System, um alle Vorgänge mit ihnen übersichtlich darzustellen. Ein Wechsel der Handwerker-Software brachte die Lösung. Aber nicht nur das: „Der Software-Hersteller organisierte auch Seminare. Beim Seminar zur Bierdeckel-Kalkulation wurde ich neugierig – und habe mich angemeldet“, sagt Wolf. Der Wirtschaftsingenieur kannte zwar alle betriebswirtschaftlichen Grundlagen im Detail aus dem Studium, hatte mit realer Buchführung bis dahin allerdings wenig Kontakt. Zudem stand der Betrieb vor einer Herausforderung. „Von zwölf Mitarbeitenden schieden zwei altersbedingt aus. Eine Veränderung, die wir unbedingt in der künftigen Kalkulation berücksichtigen mussten“, erinnert sich Wolf.
Ein großes Controlling-Tool
Der Seminar-Inhalt machte den 31-Jährigen neugierig und er ließ sich von den Machern der Bierdeckel-Kalkulation persönlich beraten. „Die drei Zahlen des Bierdeckels waren mir anfangs gar nicht so wichtig. Ich fand es super, dass man im Grunde ein großes Controlling-Tool bekommt, mit dem man seine Kosten, Einnahmen und Produktivität komplett aufschlüsseln kann“, sagt er. Diese Berechnungen im Hintergrund bilden die Grundlage für den Bierdeckel, der dann für die schnelle Kalkulation gedacht ist. „Wir haben einen Termin vereinbart, haben uns zusammengesetzt und eine Woche später war der Bierdeckel fertig. Ab da hatte ich die Basis für die Bierdeckel-Kalkulation“, sagt Wolf.
Die Berechnungen hätten ihm gezeigt, dass der Verlust der beiden Mitarbeitenden die Preisuntergrenze des Betriebs um zwölf Prozent anhebt. Die Preisuntergrenze beschreibt in der Bierdeckel-Kalkulation den Stundensatz, den ein Unternehmen seinen Kunden mindestens berechnen muss, um nach Abzug sämtlicher Kosten eine schwarze Null zu schreiben. „Die Veränderung unserer Preisuntergrenze zu kennen, erlaubte es uns gezielte Maßnahmen einzuleiten, damit wir weiterhin schwarze Zahlen schreiben würden“, sagt Wolf, „denn einfach auf gut Glück zu kalkulieren, war für mich der falsche Ansatz.“ Zwei Maßnahmen waren dabei besonders erfolgreich: Das Unternehmen hat seinen Stundensatz angehoben und einige Lieferanten gewechselt, um im Einkauf bessere Konditionen zu bekommen.
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Lösung für schwer kalkulierbare Sanierungen
„Heute machen wir für jedes einzelne Projekt eine Kalkulation und eine Nachkalkulation ganz schnell mit dem Bierdeckel“, sagt Wolf. Dadurch, dass er seine Preisuntergrenze kennt, sehe er in der Nachkalkulation direkt, ob ein Projekt wirtschaftlich erfolgreich war.
Unterm Strich seien Sanierungen schwieriger zu kalkulieren als Neubauprojekte. Denn im Sanierungsbereich komme es häufiger zu nicht vorhersehbaren Problemen, die die Arbeit erschweren und verlangsamen. „Zum Beispiel wenn sich beim Wechsel des Bodenbelags der Altbelag extrem schlecht vom Untergrund löst“, sagt Wolf. Eine Lösung sei es, in solchen Fällen Nachträge zu stellen, um den unvorhergesehenen Mehraufwand vergütet zu bekommen. „Diese Option sollte man schon vorher mit dem Auftraggeber abgestimmt haben“, sagt Wolf. „So verdienen wir jetzt auch mit schwierigen Sanierungsprojekten zuverlässig Geld.“
Arbeiten mit schlechterer Bilanz in Randzeiten
Mit Hilfe der Bierdeckelkalkulation haben die Raumausstatter zudem die einzelnen Angebote in ihrem Leistungsspektrum wirtschaftlich bewertet. Ihre Leistungen im Bereich Bodenbeläge sowie Sicht- und Sonnenschutzsysteme würden sich in der Bilanz des Unternehmens positiv auswirken, die Polsterarbeiten eher negativ. „Beim Polstern macht es die Kombination aus geringem Materialeinsatz und hohem Arbeitsaufwand schwierig, in die Gewinnzone zu kommen“, sagt Wolf. Der Betrieb löst das, indem er weniger dieser Polster-Aufträge annimmt – in erster Linie für gute Kunden – und diese Arbeiten für Zeiten vorsieht, in denen sonst leicht Leerlauf herrscht. „Ein Mitarbeiter hat eine Baustelle abgeschlossen und noch 1,5 Stunden Zeit bis zum Feierabend? Das ist ein idealer Zeitpunkt für eine Polsterarbeit“, sagt Wolf.
Der Raumausstattung Wolf habe die Bierdeckel-Kalkulation geholfen, die produktiven Stunden des Betriebs realistisch zu bewerten und einen strukturierten Überblick über die Kosten und nötigen Einnahmen zu erhalten. „Dadurch konnten wir unsere Einnahmen und Ausgaben gezielt so optimieren, dass wir weiterhin wirtschaftlich arbeiten und mehr Rücklagen für Investitionen bilden können“, sagt Wolf.
