10 Fehler in der Kalkulation: „Viele kennen ihren Preis nicht“

In bald 15 Jahren Beratungserfahrung im Bauhandwerk hat Martin Herber einiges gesehen. 10 Fehler in der Kalkulation der Betriebe begegnen ihm dabei regelmäßig. In Summe seien sie verantwortlich dafür, dass Unternehmen ihre genauen Kosten nicht kennen und Angebote abgeben, über deren Rendite sie keine Kontrolle haben. „In einigen Fällen führt das zu wirtschaftlichen Schwierigkeiten. Regelmäßig führt es dazu, dass Unternehmer draufzahlen und unter ihren Verdienstmöglichkeiten bleiben“, sagt Herber.

Das ändere sich, wenn Betriebe korrekt kalkulieren und ihre persönliche Preisuntergrenze kennen, erklärt der Erfinder der Bierdeckel-Kalkulation . „Wer weiß, was er verdienen muss, um Gewinn zu machen, der kann seinen Preis auch verteidigen“, sagt Herber.

1. Fehler: Sie setzen keinen angemessenen Unternehmerlohn an

„Ich habe genügend Betriebe kennengelernt, in denen der Chef pro Stunde deutlich weniger verdient, als der bestbezahlte Mitarbeiter“, sagt Martin Herber. Dabei sollte es so sein, dass Unternehmer für das Risiko, das sie tragen und die viele Zeit, die sie ihrem Betrieb widmen, die beste Entlohnung erhalten. Vielen gelänge das nicht. Sie drücken ihren Stundensatz auf Kosten der Privatentnahme, sagt Herber. Als adäquate Privatentnahme sollten Chefs nicht weniger als 80.000 bis  100.000 Euro im Jahr ansetzen, rät er. Schließlich gehe die Hälfte davon weg für Steuern und soziale Absicherung. „Wer für sich immer nur 50.000 Euro in der Kalkulation ansetzt, für den wird auch nie mehr Geld abfallen“, sagt er.

2. Fehler: Sie kalkulieren Pi mal Daumen

„Ich gehe davon aus, dass noch etwa jeder dritte Betrieb nach der ‚Methode‘ Bauchgefühl kalkuliert“, sagt Martin Herber. Bei der Ermittlung eines Preises würden es sich zu viele Unternehmer einfach machen: „Sie schätzen, vergleichen ihre Schätzung mit dem Mitbewerber und justieren dann mit dem Bauch nach“, erzählt Herber. Die Grundlage der Kalkulation aber sollten Zahlen sein. „Etwas Bauchgefühl ist nicht verkehrt, doch es muss mit Zahlen untermauert sein“, sagt der Betriebswirt.

3. Fehler: Sie orientieren sich nur am Wettbewerb

Die Mitbewerber oder der Branchenschnitt sind keine guten Berater, wenn es um die eigene Kalkulation geht, mahnt Martin Herber: „Ich kann nicht mit fremden Zahlen arbeiten. Andere Betriebe haben andere Kosten als ich. Ein Preis muss immer individuell berechnet werden.“ Größere Betriebe hätten pro Kopf häufig geringere Fixkosten zu schultern. Und jemand, der gerade neu gebaut hat, müsste diese zusätzliche Belastung im Preis berücksichtigen. „Jeder Betrieb ist einzigartig. Die Wettbewerbspreise können nur eine Orientierung sein“, sagt Herber. Was ist, wenn Betriebe einen individuell höheren Preis nicht gegen den Wettbewerb verteidigen können? „Dann muss ich überlegen, wie ich mein Angebot anpasse, damit der höhere Preis für Kunden trotzdem ein guter Deal ist“, sagt Herber.

4. Fehler: Sie verwenden keine aktuellen Zahlen

„Damit ich mein Unternehmen nicht im Blindflug führe, muss ich meine aktuellen betriebswirtschaftlichen Daten zur Hand haben und ich muss die Zahlen lesen und verstehen können“, sagt Herber. Die wichtigsten Kennzahlen sind für den Betriebswirt die kurzfristige Erfolgsrechnung, bei der monatlich Aufwände und Erträge gegenübergestellt werden, die Summen- und Saldenliste sowie die Jahreskonten. „Aktualität heißt: Ich muss mindestens wissen, wie mein letztes Geschäftsjahr genau gelaufen ist. Nur dann habe ich die richtige Grundlage für die Kalkulation im aktuellen Jahr.“

5. Fehler: Sie unterschätzen Ihre Personalkosten

Martin Herber empfiehlt Chefs, sich für die Kalkulation die Verdienstabrechnungen jedes Mitarbeiters vom letzten abgelaufenen Gesamtjahr zu holen. Aus der Abrechnung erhalte man das Gesamtbrutto, auf das noch grob ein Viertel bei einer Vollzeitkraft für Sozialversicherungsbeiträge, Unfallversicherung und Co. hinzugerechnet werden müssten. „Bei Teilzeitkräften, Aushilfen und Azubis sind es eher 33 Prozent“, sagt Herber. Stehen für das kommende Jahr Tarif-, Lohnerhöhungen oder zusätzliche Prämien an, müssten diese in die Kalkulation einfließen.

6. Fehler: Sie kennen nicht alle Sachkosten

Der Fuhrpark, die angemieteten Räume, Versicherungen , Werkzeuge, Arbeitskleidung, Strom, Gas, Wasser. All das sind Sachkosten. Und die sollten lückenlos aufgeschlüsselt werden, rät Martin Herber. Das gilt auch für Eigentum: „Wer in der abbezahlten eigenen Immobilie arbeitet, sollte eine kalkulatorische Miete ansetzen, um Rücklagen für Renovierungen zu bilden“, erklärt der Betriebswirt. Ein häufiger Fehler passiere bei laufenden Abschreibungen: Sie würden leicht bei der Kalkulation vergessen. „Das Steuerbüro bucht die Abschreibungen nur zum Jahresabschluss ein. Man muss die Abschreibungen aber unterjährig, idealerweise monatlich, einbuchen, damit man sie nicht vergisst“, erklärt Herber.

7. Fehler: Sie kalkulieren die Tilgung nicht ein

Geht es um die Finanzierung, hätten viele Handwerksbetriebe ihre Zinskosten vorbildlich auf dem Schirm, sagt Martin Herber. Anders sehe es mit den Tilgungsleistungen aus. „Die Tilgung sehe ich nicht auf der kurzfristigen Erfolgsrechnung. Da tauchen nur die Zinsen auf, die ich steuerlich geltend machen kann.“ Man müsse wenigstens auf die Summen- und Saldenliste schauen, um die Tilgung der Darlehen zu sehen. „In Betrieben, die einen großen Maschinenpark haben, können das locker mehrere 10.000 Euro im Jahr sein. Die müssen sich dringend in der Kalkulation wiederfinden“, appelliert Herber.

8. Fehler: Sie kennen Ihre verkäuflichen Stunden nicht

„Einer der folgenschwersten Fehler ist es, wenn Handwerker nicht wissen, wie viele Stunden sie im Jahr verkaufen können“, sagt Martin Herber, „leider habe ich genau das bei vielen Betrieben erlebt.“ Die verkäuflichen Stunden sind eine harte Grenze für den maximal möglichen Umsatz in einem Jahr. Daher müssen sie sauber berechnet sein. „Ich muss wissen, wie viele Stunden ich pro Teammitglied verkaufen kann“, sagt Herber. Hier gehörten die voraussichtlichen Fehlzeiten durch Urlaub, Krankheit und Weiterbildungen rein. „Im Schnitt fehlen Betrieben pro Mitarbeiter etwa 50 Werktage im Jahr, also 400 nicht verkäufliche Stunden“, erklärt der Betriebswirt. Das lenkt den Fokus auf die übrigen Stunden: Wie viele von denen ist das Team produktiv tätig? Unklare Prozesse, fehlende Zuständigkeiten, der Chef als Flaschenhals für Entscheidungen: Dinge wie diese gehen zu Lasten der Produktivität und verursachen noch dazu Stress im Team.

„Aus Erfahrung kann ich sagen: Wer unterhalb von 80 Prozent Produktivität ist, hat Nachholbedarf. Die guten Betriebe schaffen zwischen 80 und 90 Prozent“, sagt Herber. Das ist auch im Wettbewerb um marktfähige Preise wichtig: Ein effizienter Betrieb kann zu einem geringeren Stundensatz arbeiten und dennoch seinen anvisierten Gewinn erreichen. Eine moderne digitale Zeiterfassung, bei der Arbeitszeiten direkt auf die Aufträge gebucht werden, helfe, die Stunden sauber abzurechnen und die produktiven Stunden zu erfassen.

9. Fehler: Sie haben keine Vorkalkulation gemacht

Der Kunde fragt ein Angebot für eine Leistung an und der Betrieb gibt ein Angebot ab, ohne seine realen Kosten darin einzukalkulieren: Was kostet es mich an Material und Arbeitsstunden? Wie hoch sind meine laufenden Betriebsausgaben, die das Projekt anteilig mitfinanzieren muss? „Wenn ich nicht ordentlich kalkuliere, schicke ich leicht ein unterpreisiges Angebot raus, mit dem ich Verlust machen werde“, sagt Herber. Umgekehrt führe die fehlende Vorkalkulation auch dazu, dass Betriebe ihre vorhandenen lukrativen Angebote gar nicht als solche identifiziert haben.

„Nur wenn ich genau weiß, mit welchen Angeboten ich einen ordentlichen Gewinn mache und welche mich nur Geld kosten, kann ich mich auch strategisch auf meine lukrativen Angebote konzentrieren“, sagt Herber. Zudem ist die Vorkalkulation wichtig für den letzten Punkt: die Nachkalkulation.

10. Fehler: Sie machen keine Nachkalkulation Ihrer Aufträge

Zu oft verzichten Unternehmen auf die Nachkalkulation, meint Martin Herber. „Häufig scheuen sie den Aufwand. Der entsteht, sobald die Daten des Auftrags nicht einfach abrufbar sind, sondern mühsam zusammengetragen werden müssen.“ Unternehmen sollten die genauen Stunden kennen, die in den Auftrag geflossen sind sowie den tatsächlichen Materialverbrauch. Wer diese Daten hat, etwa weil Aufträge in einem klaren digitalen Prozess abgebildet sind, für den sei die Nachkalkulation ein Kinderspiel. „Aus der Nachkalkulation zieht man so viel raus, um sich besser zu positionieren und zu entwickeln: Wo bin ich gut, wo bin ich es weniger?“, sagt Herber. „Ich kann Betrieben nur dringend raten, sich dafür Zeit zu nehmen und die nötigen Voraussetzungen für eine einfache Nachkalkulation zu schaffen.“

Beitrag vom 2. Dezember 2024, aktualisiert am 24. Oktober 2025.