10 Tipps: So wird die BWA zum Frühwarnsystem

Steigende Kosten, sinkende Nachfrage, zunehmender Wettbewerb: Wer Probleme und Handlungsmöglichkeiten frühzeitig erkennen will, sollte die wichtigsten Kennzahlen seiner Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) im Blick haben. Worauf es dabei ankommt, weiß Cord-Christian Körner, Finanzierungsexperte und Betriebsberater der Handwerkskammer Oldenburg:

1. Schauen Sie auch auf die Quoten in der BWA

Eine BWA gibt absolute Beträge aus, aber auch Prozentzahlen, die als Quoten oder Margen bezeichnet werden. „Absolute Zahlen sind wichtig, aber für die Analyse sind Quoten schneller greifbar und besser vergleichbar“, betont Körner.

Das macht er an einem Beispiel deutlich: Ein kleiner Handwerksbetrieb erwirtschaftet zwei Jahre in Folge einen Rohertrag von 50.000 Euro. Also alles unverändert? Das verrät die Rohertragsquote. Erzielt der Betrieb diesen Rohertrag im ersten Jahr mit einem Umsatz von 80.000 Euro und im zweiten Jahr mit einem Umsatz von 100.000 Euro, dann ist die Rohertragsquote von 62,5 Prozent auf 50 Prozent gesunken. „Da sollte man prüfen, woran das liegt: Ist der Materialeinsatz weniger effizient gewesen? Konnten nicht mehr alle Materialkosten an die Kunden weiterbelastet werden?“, sagt Körner.

2. Buchen Sie Bestandsveränderungen?

Die Quoten in der BWA ergeben sich im Verhältnis zur Gesamtleistung. Dabei gilt:

Gesamtleistung = gebuchte Umsatzerlöse + gebuchte Bestandsveränderung FE/UE

Spielen Bestandsveränderungen fertiger Erzeugnisse (FE) und unfertiger Erzeugnisse (UE) in Ihrem Betrieb keine Rolle? Dann sind Gesamtleistung und Umsatzerlöse identisch.

Doch zum Beispiel in den Bau- und Ausbaugewerken sind Bestandsveränderungen durchaus relevant, betont Körner. Das können vor allem noch nicht von den Kunden abgenommene und noch nicht in Rechnung gestellte Leistungen sein. „Wer die Bestandsveränderung nicht bucht, erhöht die Schwankungen zwischen den einzelnen Monaten und über- oder unterschätzt seine Quoten von Monat zu Monat“, sagt Körner.

3. Rohertragsmarge entscheidet über den wirtschaftlichen Erfolg

Der Rohertrag ergibt sich, wenn Sie den ­Materialeinkauf von der Gesamtleistung abziehen. Dementsprechend ist die Rohertragsmarge = Rohertrag / Gesamtleistung. Die Rohertragsmarge ist somit das Gegenstück zur Materialaufwandsquote.

„Der Rohertrag ist das, was nach den Materialkosten noch übrig bleibt, um alle anderen Kosten zu decken. Mit anderen Worten: der Deckungsbeitrag“, sagt Körner. In Gewerken mit relativ hohem Materialkostenanteil sei die Rohertragsmarge oft entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg.

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4. Betriebsergebnismarge: Wie viel bleibt am Ende übrig?

Wenn Sie nun vom Rohertrag die verbleibenden Betriebsausgaben abziehen, erhalten Sie das Betriebsergebnis vor Steuern und Zinsen. Kennen sollten Betriebsinhaber auch ihre Betriebsergebnismarge, sagt Körner. Berechnet wird die wie folgt:

Betriebsergebnismarge =  Betriebsergebnis / Gesamtleistung.

Diese Kennzahl sagt etwas über die operative Ertragskraft des Unternehmens aus: Wie viel bleibt von jedem umgesetzten Euro übrig?

5. Wareneinsatz und Personalaufwand in der BWA

Die Material- und Personalkosten sind im Handwerk in der Regel die wichtigsten Kostenfaktoren. Die jeweiligen Quoten verraten Ihnen, wie sich Ihre Kosten im Lauf der Zeit entwickeln und wie Sie im Vergleich zu anderen Betrieben dastehen:

• Wareneinsatzquote = Materialkosten / Gesamtleistung.  Je höher die Wareneinsatzquote im Vergleich zum Wettbewerb ist, desto geringer ist Ihre Marge. Das kann zum Beispiel ein Hinweis auf zu hohe Einkaufspreise oder auf zu viel Ausschuss in der Fertigung sein.
• Personalaufwandsquote = Personalkosten / Gesamtleistung. Ist die Quote im Vergleich zu anderen Betrieben zu hoch? Vielleicht sind Ihre Preise zu niedrig, vielleicht die Produktivität Ihres Teams.

6. Kumulierte Werte und Vorjahresvergleiche nutzen!

Die Monatswerte der BWA schwanken in vielen Gewerken von Monat zu Monat. „Bei monatlichen Schwankungen sollte man nicht in Panik geraten, sondern die Ursachen kennen“, sagt Körner. Aussagekräftiger können die Quartalszahlen sein. Auch die kumulierten Werte der BWA erlauben einen verlässlicheren Vergleich, je weiter das Wirtschaftsjahr vorangeschritten ist.

Ein noch klareres Bild ergibt ein Vergleich von Quartalswerten und von kumulierten Werten mit den Vorjahreswerten, die denselben saisonalen Schwankungen unterlagen, betont der Betriebsberater. Solche Vergleiche zeigen auch, ob ein Handwerksbetrieb seine gesetzten Ziele erreicht –  zum Beispiel die Kosten zu senken oder die Produktivität zu erhöhen.  

7. Betriebsvergleiche geben Orientierung

Hilfreich bei der Einordnung der eigenen Zahlen sind Vergleichswerte anderer Handwerksbetriebe. Solche Betriebsvergleiche für viele Gewerke im Handwerk erstellen die LGH in Nordrhein-Westfalen und Perfakta in Schleswig-Holstein .

Dass die Zahlen nur aus diesen beiden Bundesländern stammen, sei dabei zweitrangig, betont Körner: „Ein solcher Vergleich ist definitiv hilfreich und bringt einen ins Nachdenken.“ Unterschiede von zwei oder drei Prozent seien zwar nicht aussagekräftig, auch weil es sich immer um Durchschnittswerte handle. „Aber wenn die Wareneinsatzquote im Betriebsvergleich bei 30 Prozent und im eigenen Betrieb bei 40 Prozent liegt, dann sollte man sich den eigenen Materialverbrauch und die Einkaufskosten genauer anschauen.“

8. Liquidität: Cashflow-Auswertung nutzen

Alleine auf die „Standard-BWA“, die der Gewinn- und Verlustrechnung des Jahresabschlusses ähnelt, sollten sich Handwerker nicht verlassen, rät Körner. Ein regelmäßiger Blick auf die Liquidität sei mindestens ebenso wichtig. Insbesondere für Betriebe, die wachsen wollen oder in der Krise stecken, sei die Liquidität kurzfristig sogar noch wichtiger als die BWA. Eine entsprechende Cashflow-Auswertung könne der eigene Steuerberater auf Knopfdruck zusammen mit der monatlichen BWA erstellen.

Genau wie die BWA ist die Cashflow-Auswertung aber immer nur eine Rückschau auf die vergangenen Monate. Körner rät deshalb zu „einer Liquiditätsvorschau, die alle erwarteten Zahlungsaus- und -eingänge mit ihren jeweiligen Terminen erfasst“. Bei einer solchen Liquiditätsplanung kann der Steuerberater ebenfalls unterstützen, wenn Sie ihn mit den nötigen Zahlen versorgen.

9. Statt Blindflug: zeitnah buchen und digital übermitteln

Wie aussagekräftig BWA und Cashflow-Auswertung sind, hängt davon ab, wie aktuell diese sind, wenn Sie in Ihrem Betrieb ankommen. „Wenn ich als Handwerker die BWA für den Mai erst im Oktober bekomme, ist das natürlich viel zu spät“, warnt Körner. Für eine zeitnahe, aussagekräftige  Auswertung seien drei Faktoren entscheidend:

• Wie schnell erfasst der Handwerksbetrieb buchungsrelevante Vorgänge und übermittelt sie an den Steuerberater?
• Wie schnell bearbeitet der Steuerberater die Buchungen des Betriebs?
• Wie schnell steht die BWA dem Betrieb zur Verfügung und wird vom ihm kontrolliert und ausgewertet?

 „Manchmal werden Dinge – zum Beispiel die Bestandsveränderungen oder die Abschreibungen –  bewusst nicht unterjährig gebucht, um den Aufwand gering zu halten“, berichtet der Betriebsberater. „Das führt dazu, dass man das ganze Jahr mit verzerrten Werten arbeitet und dann vielleicht eine böse Überraschung am Jahresende erlebt.“

Körner rät Handwerksbetrieben, alle Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, um schneller an aussagekräftige Zahlen zu gelangen. „Es gibt so viele Tools, die einen automatisierten Abgleich der Daten mit dem Bankkonto erlauben und die vorkontierte Buchungen direkt an den Steuerberater übermitteln können, um dort den Buchungsprozess zu beschleunigen.“ Pendelordner oder auch der Datentransfer per USB-Stick hätten ausgedient.

„Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist jetzt noch mehr Feuer unter dem Kessel, damit muss man sich auch als kleiner Betrieb auseinandersetzen. Dies sollte man Chance sehen, die eigenen Buchhaltungsprozesse in Sachen Automatisierung und Digitalisierung voranzubringen“, sagt Körner.

10. Quetschen Sie ihren Steuerberater aus

Nicht zuletzt empfiehlt Körner Handwerkern den regelmäßigen Austausch mit dem Steuerberater: „Lassen Sie sich die Zahlen der BWA erklären – so lange, bis Sie alles verstehen. Nur so können kritische Fragen stellen und bei Fehlentwicklungen gegensteuern.“

Denn auch andere interessieren sich für Ihre Zahlen: „Alle Externen wie zum Beispiel Banken, das Finanzamt und auch potenzielle Nachfolger schauen darauf“, betont Körner. „Ich muss als Handwerker kein BWA-Experte sein, aber ich sollte meine Zahlen verstehen und mich im Idealfall damit wohlfühlen.“

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