8 Tipps: So schnell können Sie Hardware und Software abschreiben

Die Regeln zur Abschreibung von Software und Hardware gehören zu den wenigen erfreulichen Aspekten des deutschen Steuerrechts: Sie entlasten Handwerksbetriebe finanziell und bürokratisch. Denn Unternehmen dürfen die Kosten im Anschaffungsjahr vollständig abschreiben – ohne Begrenzung.

1. So funktioniert die Abschreibung von Software und Hardware

Das Bundesfinanzministerium (BMF) geht von einer einjährigen Nutzungsdauer aus, erlaubt aber auch Alternativen. Betriebe haben dadurch drei Möglichkeiten:

• Einjährige Abschreibung: Die Kosten werden monatsgenau über 12 Monate verteilt.
• Sofortabschreibung: Die gesamten Anschaffungskosten werden im Anschaffungsjahr als Betriebsausgaben angesetzt.
• Mehrjährige Abschreibung: Die Kosten werden gemäß den Abschreibungstabellen der Finanzämter über drei bis fünf Jahre verteilt.

Ein Beispiel: Sie haben für Ihr Unternehmen im Oktober 2024 ein Tablet im Wert von 2.100 Euro netto angeschafft.

• Einjährige Abschreibung: Im Anschaffungsjahr schreiben Sie 525 Euro ab (Oktober bis Dezember je 175 Euro), im Folgejahr die restlichen 1.575 Euro (Januar bis September).
• Sofortabschreibung: Sie setzen die vollen 2.100 Euro im Jahr 2024 ab.
• Mehrjährige Abschreibung: Bei einer dreijährigen Abschreibung verteilen sich die Kosten auf 36 Monate (58,33 Euro pro Monat). Im Jahr 2024 schreiben Sie 175 Euro ab (3 × 58,33 Euro), in den Jahren 2025 und 2026 jeweils 700 Euro (12 × 58,33 Euro) und 2027 die restlichen 525 Euro (9 × 58,33 Euro).

Die monatsgenaue Abschreibung – sei es einjährig oder mehrjährig – lohnt sich für Betriebe, die im Anschaffungsjahr geringe Gewinne erzielen oder in den Folgejahren höhere Gewinne erwarten.

2. Diese Software können Sie sofort abschreiben

Die Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr erlaubt das BMF für

• Standard-Software: etwa Handwerker-, Buchhaltungs-, Steuer-, Grafik- oder Office-Programme.
• Individuelle Software: speziell angepasste oder eigens entwickelte Programme wie ERP-Software , Warenwirtschaftssysteme oder andere Anwendungen zur Unternehmensverwaltung und Prozesssteuerung.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Software lokal installiert oder cloudbasiert ist.

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3. Gemietete Software sofort absetzen

Monatliche Kosten für gemietete Software, etwa Software-as-a-Service (SaaS), fallen nicht unter die Sofortabschreibung. Die Software gilt als Dienstleistung, nicht als Anschaffung. Die Kosten dafür sind laufende Betriebsausgaben und sofort in voller Höhe absetzbar.

4. Andere Regeln für die Website des Betriebs

Für Websites von Unternehmen gilt die Sofortabschreibung nicht, wie die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main betont. Erstellungskosten müssen über drei Jahre abgeschrieben werden. Beauftragt ein Handwerksbetrieb eine Agentur mit der Erstellung einer Homepage für 5.000 Euro, verteilt sich die Abschreibung auf drei Jahre. Laufende Kosten, etwa für Hosting oder ein gemietetes Content-Management-System, sind hingegen sofort absetzbar.

5. Für diese Hardware gilt die verkürzte Abschreibung

Das BMF definiert Hardware wie folgt:

• Computer: Desktop-PCs, Notebooks, Tablets mit oder ohne Tastatur, Thin Clients, Workstations, kleine Server.
• Zubehör: zum Beispiel Tastaturen, Mäuse, Scanner, Kameras, Mikrofone, Grafiktabletts, Dockingstationen und externe Netzteile.
• Externe Speicher: zum Beispiel Festplatten und USB-Sticks.
• Ausgabegeräte: Monitore, Headsets, Lautsprecher, Drucker, Plotter und Beamer.

6. Aufzeichnungspflichten gelten weiterhin

Unabhängig von der Abschreibungsmethode gelten die üblichen Dokumentationspflichten weiterhin: Hardware muss ins Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens aufgenommen werden. Gekaufte Software gehört ebenfalls ins Bestandsverzeichnis.

7. Bilanzierende Unternehmen: Steuerberater einbeziehen!

Unternehmen, die eine Handelsbilanz erstellen, sollten die verkürzte Abschreibung mit ihrem Steuerberater besprechen. Denn die verkürzte Abschreibung gilt nur steuerrechtlich, nicht für die Handelsbilanz. Dort bleibt die Abschreibung nach Abschreibungstabellen oder der tatsächlichen Nutzungsdauer maßgeblich. Die Folge: Statt der in der Praxis oft üblichen Nutzung einer einheitlichen Bilanz müssten Betriebe eine Steuer- und eine Handelsbilanz erstellen.

8. Alternative: Sofortabschreibung als GWG

Für Hardware gibt es eine weitere Möglichkeit: Betriebe können sie als sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) im Anschaffungsjahr vollständig abschreiben, wenn:

• der Anschaffungspreis netto maximal 800 Euro beträgt,
• die Hardware selbstständig nutzbar ist.

Beispiele:

• Ein Tablet für 700 Euro ist sofort als GWG absetzbar.
• Eine Tastatur für 200 Euro und Kopfhörer für 150 Euro gelten nicht als GWG, da sie nicht eigenständig nutzbar sind.
• Ein Multifunktionsdrucker für 500 Euro ist hingegen GWG-fähig, da er auch ohne PC Fotokopien erstellen kann.

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