Darf das Finanzamt nach einer Kassen-Nachschau schätzen?

Der Fall: Gutachter bestätigt Manipulierbarkeit alter Kasse

Rechtsstreit um eine hohe Steuernachzahlung nach einer Umsatzsteuer-Nachschau: Es geht um Mängel in der Buchführung und im Kassensystem des Betriebs. Das Finanzgericht beauftragt einen Sachverständigen mit der Begutachtung des Kassensystems. Der Sachverständige kommt zu dem Ergebnis, dass das System manipulierbar gewesen sei. Eine tatsächliche Manipulation konnte er hingegen nicht nachweisen. Dennoch entscheidet das Finanzgericht im Sinne des Finanzamtes und bestätigt dessen umfassende Hinzuschätzung von Umsätzen. Der Fall landet vor dem Bundesfinanzhof (BFH).

Das Urteil: Nachweis der Manipulation fehlt

In einer Grundsatzentscheidung stellt der BFH klar, dass die Manipulierbarkeit einer Registrierkasse grundsätzlich einen erheblichen Mangel darstellt. Dieser Mangel müsse jedoch im Einzelfall bewertet werden. Vor allem bei älteren Registrierkassen seien die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und des Vertrauensschutzes zu berücksichtigen. Dies gelte insbesondere dann, wenn ein Kassensystem während der Nutzung „verbreitet und allgemein akzeptiert war und eine tatsächliche Manipulation unwahrscheinlich ist“. Die Manipulierbarkeit einer Kasse sei kein Grund für eine Schätzung, wenn ein Unternehmen alle anderen erforderlichen Aufzeichnungen über das vorgeschriebene Maß hinaus führe, „die eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit der Einnahmenerfassung bieten“.

Im entschiedenen Fall hätten zwar auch die Aufzeichnungen des Unternehmens Mängel aufgewiesen. Diese seien aber nicht so gravierend, dass eine Vollschätzung von Umsatz und Gewinn gerechtfertigt wäre. Das Finanzgericht der Vorinstanz muss den Fall daher neu verhandeln. (Urteil vom 28. November 2023, Az. X R 3/22 )

Tipp: Sollten Ihnen das Finanzamt die Manipulierbarkeit Ihrer Kasse vorwerfen, jedoch ohne konkrete Beweise einer tatsächlichen Manipulation, lohnt sich die Gegenwehr. Der BFH bezieht sich in seinem Urteil zwar auf verbreitete Altkassen-Systeme. Doch seine Aussagen in diesem Urteil sind so allgemein gehalten, dass sie auch auf andere Fälle übertragbar sind.

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Kassen-Nachschau: Wer ist betroffen?

Mängel in der Kassenführung können nicht nur bei einer Umsatzsteuer-Nachschau, sondern auch bei einer Kassen-Nachschau ins Visier der Betriebsprüfer geraten.

Eine unangekündigte Kassen-Nachschau können Finanzämter in jedem Betrieb durchführen, der in irgendeiner Form eine Kasse führt. Der Begriff „Kasse“ ist dabei weit gefasst: Dazu zählen nach Angaben der Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe elektronische und computergestützte Kassensysteme, aber auch App-Systeme und Waagen mit Registrierkassenfunktion. Auch „offene Ladenkassen“ gehören dazu, die rein manuell bedient werden und keine Daten aufzeichnen. Darunter fallen auch Geldkassetten, Schubladen und Schuhkartons – und sogar die Hosentasche, wie das Finanzgericht Hamburg 2020 in einem Urteil klargestellt hat .

Betriebsprüfer nehmen bei der Kassen-Nachschau vor allem bargeldintensive Betriebe ins Visier, zum Beispiel Bäcker, Fleischer und Frisöre. Aber auch Betriebe anderer Gewerke müssen mit einer Überprüfung der Kasse rechnen, wenn sie gelegentlich mit Bargeld hantieren, zum Beispiel für kleinere Besorgungen oder gelegentliche Barzahlungen ihrer Kunden.

Was kontrollieren die Betriebsprüfer?

Die Prüfer kontrollieren prüfen bei einer Kassen-Nachschau, ob sie die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erfüllen. Dabei müssen Betriebe laut OFD Karlsruhe auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und andere Unterlagen vorlegen, die für die Kassenführung von Bedeutung sind. Die Prüfer dürfen auch digitale Daten einsehen und deren Übermittlung auf einen maschinell auswertbaren Datenträger wie zum Beispiel einen USB-Stick verlangen.

Drei wichtige Angriffspunkte bei jeder Kassen-Nachschau sind die Bereiche, in denen die Prüfer besonders häufig fündig werden:

• Sicherheitseinrichtungen: Bei elektronischen Kassensystemen kontrollieren die Prüfer, ob diese gegen Manipulationen gesichert sind.
• Kassensturz:  Stimmen Kassenbestand und Kassenbericht überein?
• Dokumentation: Auch die Systemdokumentation – dazu gehören Handbücher und Informationen über Software-Updates – darf der Prüfer einsehen. Ebenso die  Verfahrensdokumentation , in der die Abläufe im Umgang mit Bargeld und zur Verarbeitung der Kassendaten in der EDV beschrieben sind.

Eine unangekündigte Kassen-Nachschau darf das Finanzamt jederzeit durchführen – auch wenn der Inhaber nicht anwesend ist. Daher sollten Sie mit der Kassenführung vertraute Mitarbeitende darauf vorbereiten, den Prüfern die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Risiko: Von der Nachschau zur Betriebsprüfung

Es hat Folgen, wenn das Finanzamt die Kassen-Nachschau nicht sofort vollständig durchführen kann: Die Prüfer können sofort zu einer vollständigen Betriebsprüfung übergehen, ohne die sonst übliche frühzeitige Ankündigung.

Zum Beispiel konnten in Hamburg die Prüfer bei einer Kassen-Nachschau nicht alle Unterlagen einer GmbH einsehen, weil diese im verschlossenen Büro des abwesenden Geschäftsführers lagen. Das Unternehmen reichte die Unterlagen kurze Zeit später nach. Dennoch kündigten die Prüfer einen Übergang zur Betriebsprüfung an. Zu Recht, wie das Finanzgericht Hamburg entschied: Würden Unterlagen während einer Kassen-Nachschau nicht direkt zur Verfügung gestellt, dann sei das so zu werten, als würde den Prüfern der Zugang zum Betrieb verwehrt. Urteil vom 30. August 2022, Az. 6 K 47/22 )

Ihre Rechte bei der Kassen-Nachschau

Betriebe haben bei einer Kassen-Nachschau nicht nur Pflichten, sondern auch einige Rechte:

• Die Finanzbeamten müssen sich ausweisen.
• Private Räume dürfen die Prüfer nur mit Ihrem Einverständnis betreten.
• Sie dürfen die Prüfer während der Nachschau beaufsichtigen.
• Beim Kassensturz dürfen Sie selbst nachzählen, falls der Prüfer eine Differenz feststellt.
• Sie können Ihren Steuerberater als Unterstützung dazu holen, allerdings muss der Prüfer nicht auf ihn warten.

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