E-Rechnung in der Praxis: Das sagen Handwerksbetriebe

Die Empfangspflicht bei der E-Rechnung gilt seit 1. Januar 2025. Für Betriebe bedeutet das: Sie müssen seither elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Wir haben bei drei Handwerksbetrieben nachgefragt, was gut läuft, wo es hakt und wie sie sich auf die Ausstellungspflicht vorbereiten, die ab dem 1. Januar 2027 auf Unternehmen in Deutschland zukommt. Hier sind die Antworten.

E-Rechnung: „Die Bedenken haben sich gelegt, wir wollen künftig alle Vorteile nutzen“

Wie startet das Jahr 2025 mit der E-Rechnung und können wir überhaupt arbeiten? Diese Frage hat sich Petra Reupke Ende 2024 häufig gestellt. Nach knapp 100 Tagen E-Rechnungspflicht zieht sie ein erstes Fazit: „Meine Bedenken haben sich gelegt. An den Prozessen hat sich gar nicht so viel geändert“, sagt die Unternehmerfrau, die beim SHK-Betrieb Frank Reupke das Büro managt.

Seit Jahresanfang bekommt der Handwerksbetrieb aus Garbsen häufiger Rechnungen per E-Mail und seltener per Post. In dieser Entwicklung sieht Petra Reupke klare Vorteile: „Die Rechnungen der Lieferanten sind jetzt schneller bei uns und wir können unseren Kunden schneller eine Rechnung schicken.“ Doch sie weiß auch, dass der Betrieb noch nicht alle Potenziale der E-Rechnung nutzt.

„Wir sind dabei, unsere gesamten Prozesse zu optimieren und suchen dafür noch die richtige Software.“ Zusammen mit ihrem Mann, Gas- und Wasserinstallateurmeister Frank Reupke, hat sie sich deshalb bei der Handwerkskammer Hannover beraten lassen: „Dort haben wir zunächst geklärt, welche Anforderungen wir in unserem SHK-Betrieb haben und welche Software-Programme diese erfüllen können“, berichtet die Unternehmerfrau.

In die engere Auswahl haben es neun Programme geschafft: Jetzt wollen Petra und Frank Reupke bis zum Sommer eine Entscheidung treffen, welche Software-Lösung sie künftig nutzen wollen. Ihnen sei bewusst, dass es zwischen einzelnen Software-Lösungen große Preisunterschiede gibt. Digitalisieren wollen die beiden aber auf jeden Fall: „Wir wollen uns nicht nur auf das Pflichtprogramm beschränken“, sagt Petra Reupke.

„Kostenfreier QUBA-Reader funktioniert wunderbar“

Wenn bei Traute Meyer Rechnungen per E-Mail eingehen, prüft die Inhaberin von Fotospektrum in Oyten immer, ob es sich um eine normale Rechnung im PDF-Format handelt oder ob es eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist. „Dafür nutze ich den kostenfreien QUBA-Reader und das funktioniert wunderbar“, berichtet sie.

Und war schon eine E-Rechnung dabei? „Bislang schickt nur unserer Steuerberater E-Rechnungen“, sagt die Fotografin. Sie arbeitet vor allem für Privatkunden, hat aber auch einige große Firmenkunden. „Von denen hat noch keiner nach einer E-Rechnung gefragt“, so Meyer.

Trotzdem will sich die Unternehmerin rechtzeitig auf die Ausstellungspflicht bei der E-Rechnung vorbereiten. Sie weiß, dass sie spätestens 2027 für ihre Firmenkunden solche Rechnungen erstellen muss. „Es wäre schön, wenn es dafür auch eine kostenfreie Lösung gibt, denn die Anschaffung einer teuren Softwarelohnt sich für mich nicht“, sagt Meyer.

Rechnungsversand: „Einheitliche Regeln für alle Unternehmen wären schön“

Beim Fach Heizungsbau in Norden gehen die Rechnungen von Lieferanten noch auf verschiedensten Wegen ein: Mal sind es Papierrechnungen, mal normale PDF-Rechnungen und mal E-Rechnungen. „Jeder kocht sein eignes Süppchen“, meint Nadine Fach, die sich im Betrieb um den Rechnungsein- und Ausgang kümmert. Sie würde sich einheitliche Regeln für alle wünschen. Denn durch den unregelmäßigen Eingang von E-Rechnungen sei es schwieriger, eine Routine im Umgang mit elektronischen Rechnungen zu finden.

Aufträge erhält der SHK-Betrieb vor allem von Privatkunden. Doch ab und zu ist das Team um Michael Fach auch für gewerbliche Kunden im Einsatz. „Inzwischen verschicken wir an Unternehmen schon E-Rechnungen, auch wenn bislang niemand explizit danach verlangt“, berichtet Fach. Doch warum macht der SHK-Betrieb das? „Unser Software-Programm kann das, daher wollten wir schon loslegen, bevor die Ausstellungspflicht kommt“, meint die Unternehmerfrau.

Laut Fach versendet der SHK-Betrieb E-Rechnungen in der Regel im ZUGFeRD-Format. Das sei im Software-Programm, das Kaufmann heißt, so hinterlegt. Auf Wunsch könne das Programm von Hottgenroth aber auch XRechnungen erstellen. „Das kam bislang nur einmal vor“, berichtet Fach. Doch das von der Behörde gewünschte XRechnungs-Profil sei mit dem Software-Programm nicht möglich gewesen. „Wir haben in dem Fall eine andere Lösung gefunden.“ Sollte der SHK-Betrieb von der Behörde einen Folgeauftrag erhalten, weiß Fach, dass sie sich mit den XRechnungs-Profilen beschäftigen muss.

Sie haben noch Fragen zur E-Rechnung oder wollen uns von Ihren Erfahrungen mit der Umstellung auf die E-Rechnung berichten? Dann schreiben Sie uns an leupold@handwerk.com .

Tipp: Sie wollen beim Thema E-Rechnung nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!