E-Rechnung: Was im BMF-Schreiben steht

Im Sommer gab es einen ersten Entwurf, nun liegt das langersehnte BMF-Schreiben zur E-Rechnung endlich vor. Das Bundesfinanzministerium konkretisiert darin, wie die E-Rechnungspflichten ab 1. Januar 2025 in der Praxis umgesetzt werden müssen. Hier sind 9 Beispiele.

1. Was sind elektronische Rechnungen ab 2025?

Zum Jahreswechsel wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Laut Bundesfinanzministerium liegt eine E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025nur dann vor, „wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“ und sie „eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“.

2. Elektronische Rechnung: Welche Formate sind zulässig?

E-Rechnungen können laut Bundesfinanzministerium sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat müsse insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach § 14 und § 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, sei immer zulässig.

Das BMF-Schreiben nennt auch Beispiele für elektronische Rechnungsformate, die in Deutschland zulässig sind.

Das sind:

• Rechnungen nach dem Standard XRechnung
• Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. – ausgenommen sind allerdings die MINIMUM und BASIC-WL.

Diese beiden Formate könnten nach dem 31. Dezember 2024 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine E-Rechnung erfüllen, heißt es im BMF-Schreiben weiter.

3. Was ist eine „sonstige Rechnung“?

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform, stellt das Bundesfinanzministerium im Schreiben klar. Gleiches gilt für elektronische Formate, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen – also zum Beispiel Rechnungen, die als PDF-Datei ohne integrierten Datensatz oder als Bilddatei versendet werden.

4. Wann sind die Echtheit und Unversehrtheit bei einer E-Rechnung gewährleitet?

Auch bei der E-Rechnung müssen „die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ gewährleistet sein, heißt es im BMF-Schreiben. Doch was heißt das genau? Dem Ministerium zufolge kann bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen eine qualifizierte Signatur oder ein zulässiges EDI-Verfahren verwendet werden. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gelten dann als gewährleistet.

5. Was bedeutet Lesbarkeit bei einer elektronischen Rechnung?

Das Bundesfinanzministerium konkretisiert zudem, wann die Lesbarkeit einer E-Rechnung gewährleistet ist: Der strukturierte Datensatz – also zum Beispiel die XML-Datei – müsse maschinell auswertbar sein, heißt es im BMF-Schreiben. Eine zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments sei daher nicht erforderlich. Begründung: Eine standardisierte Datei ist maschinell auswertbar. Das bedeutet, dass sie durch ein Visualisierungs-Tool menschenlesbar angezeigt werden könne. Daher sei die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments nicht nötig – aber optional möglich.

6. Welche Herausforderungen gibt es bei Schlussrechnungen?

Die Anforderungen an eine Endrechnung sind laut Bundesfinanzministerium im strukturierten Teil einer E-Rechnung noch nicht darstellbar. In solchen Fällen könne es daher eine Lösung sein, eine sogenannte Restrechnung zu stellen.

„Diese Lösung wird jedoch vor allem für die Baubranche noch nicht praktikabel sein“, sagt Robin Große, Steuerberater beim Beratungsunternehmen Ecovis . Er weist daraufhin, dass das Ministerium aufgrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen vorerst auch eine Kombination aus Endrechnung im E-Rechnungsformat und einem die Anzahlungen auflistenden Anhang in Form eines unstrukturierten Datensatzes zulässt.

Der Anhang müsse als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten sein, so der Steuerberater. Das bedeutet laut Ecovis, dass die E-Rechnung in einem Format zu erstellen ist, in dem die E-Rechnung selbst und der notwendige Anhang technisch miteinander verbunden sind. Das sei zum Beispiel bei hybriden Formaten möglich, erläutert das Beratungsunternehmen.

Die Vereinfachung gilt laut dem BMF-Schreiben bis zum 31. Dezember 2027.

7. Wie können E-Rechnungen übermittelt und empfangen werden?

Laut dem BMF-Schreiben gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine E-Rechnung zu übermitteln und zu empfangen. Demnach haben Unternehmen folgende Optionen für die Übermittlung:

• den Versand per E-Mail,
• die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle,
• den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder
• die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal.

Zudem stellt das Bundesfinanzministerium noch einmal klar, dass für den Empfang von E-Rechnungen ein E-Mail-Postfach ausreichend sei. Das hatte die Bundesregierung im September schon in einem Schreiben bekannt gegeben.

8. Was gilt bei Dauerschuldverträgen – zum Beispiel beim Mietverhältnis?

Auch bei sogenannten Dauerschuldverhältnissen kann eine E-Rechnung Pflicht sein.Hier reicht es laut BMF aus, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine elektronische Rechnung ausgestellt wird. Wichtig dabei sei, dass

• der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist oder
• aus dem sonstigen Inhalt hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Das BMF-Schreiben enthält dazu auch eine erfreuliche Nachricht für Betriebe: Für alle vor dem 1. Januar 2027 erteilten Dauerrechnungen, die nicht als E-Rechnung ausgestellt wurden, wird faktisch Bestandsschutz eingeräumt. Denn Rechnungen müssen nur durch eine E-Rechnung ersetzt werden, wenn sich etwas an den Rechnungsangaben ändert.

9. Aufbewahrung von E-Rechnungen

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss laut BMF-Schreiben so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen und unveränderten Form vorliegt. Gleiches gelte für zusätzlich übersandte Dokumente wie zum Beispiel Buchungsvermerke.

Hinweis: Für Unternehmen sind nicht nur die 9 genannten Beispiele relevant sondern alle Anwendungshinweise des Bundesfinanzministeriums. Das vollständige BMF-Schreiben finden Sie hier unter www.bundesfinanzministerium.de .

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