E-Rechnung: Was ist das und welche Formate gibt es?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Datei. Die Rechnung muss bestimmte Kriterien erfüllen und Betriebe können zwischen zwei Formaten wählen.
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Schon 2014 hat die Europäische Union festgelegt, was eine E-Rechnung ist. Laut EU-Richtlinie 2024/55 Art. 2 ist das eine Rechnung,
- „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“, und
- eine „automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht
Und wie sieht das in der Praxis konkret aus? „Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar“, schreibt das Bundesinnenministerium auf dem Infoportal e-rechnung-bund.de. Dies gewährleiste, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
- elektronisch übermittelt,
- elektronisch empfangen sowie
- medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
„Im Wachstumschancengesetz wurde diese Definition noch ergänzt“, sagt Christian Goede-Diedering, Referent bei der Datev. Das Format der E-Rechnung könne „zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden“. Voraussetzung sei allerdings, dass das Format alle Anforderungen der elektronischen Rechnung nach EU-Norm CEN 16931 erfüllt.
LautGoede-Diedering gibt es zwei etablierte Formate, die Vorgaben der EU-Richtlinie zu erfüllen: die XRechnung und ZUGFeRD. „Sie bieten Betrieben unterschiedliche Möglichkeiten“, betont der Referent.
Bei der XRechnung handle es sich um reine Strukturdaten. „Eine Bilddatei gibt es daher nicht“, erläutert Goede-Diedering. Daher bräuchten Betriebe einen Reader, wenn sie eine XRechnung auslesen wollen.
Anders sei das bei ZUGFeRD: „Das ist ein Hybridformat. Das bedeutet, dass die Rechnung aus einem strukturierten Datensatz und einem visuellen Belegbild in Form einer PDF-Datei besteht“, erläutert Goede-Diedering. Die Kombination ermögliche daher unterschiedliche Wege der Weiterverarbeitung.
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