Fazit zur E-Rechnung: „Wir sparen jetzt 80 Prozent der Zeit“

Beim Baugeschäft Wolf ist die digitale Transformation in vollem Gange: Im Büro konnte die Papiernutzung schon seit Jahresanfang deutlich reduziert werden. Das nächste Etappenziel sollte im Sommer 2024 die Umstellung auf die elektronische Rechnung sein – also schon ein halbes Jahr bevor die E-Rechnungspflicht Anfang 2025 kommt. Wir haben bei der Digitalisierungsbeauftragten Sabrina Gerlof nachgefragt, ob der Betrieb sein Ziel erreicht hat und ob das Team für die E-Rechnungspflichten ab 2025 gerüstet ist. Sie ist die Digitalisierungsbeauftragte des Hildesheimer Baugeschäfts.

Herausforderungen bei der Umstellung

Haben Sie bereits vollständig auf die E-Rechnung umgestellt?

Sabrina Gerlof: Ja, wir haben unsere Prozesse im Büro Mitte Juni 2024 komplett umgestellt. Seither sind E-Rechnungen bei uns Standard. Das bedeutet, dass wir an andere Unternehmen jetzt ZUGfERD-Rechnungen verschicken – sie erhalten also eine Rechnung im strukturierten Datenformat, die wie eine PDF-Datei aussieht. Wenn wir mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, versenden wir hingegen elektronische Rechnungen im Format XRechnung.

Wie ist die Umstellung gelaufen?

Gerlof: Wir digitalisieren nach und nach unsere gesamten Prozesse – das gilt für das Büro und die Baustelle gleichermaßen. Wir haben uns mit PDS Novis eine Software angeschafft, die uns das ermöglicht. Zuletzt haben wir alles rund um unsere Rechnungsprozesse umgestellt, das waren für uns sehr intensive Monate.

Das größte Problem bei der Umstellung war, dass wir bei einem Stammdatenabgleich mit unserem Steuerbüro festgestellt haben, dass die Stammdaten nicht in allen Systemen identisch beziehungsweise vollständig waren. Somit mussten wir die Daten nachpflegen – das heißt, wir mussten doppelte Einträge entfernen und fehlende Daten ergänzen.

Wie der Betrieb von der Umstellung profitiert

Und sind die Probleme jetzt beseitigt?

Ja, nicht nur das. Wir bemerken inzwischen, welche Effizienzvorteile die Umstellung der Rechnungsprozesse für uns hat. Das betrifft insbesondere die Rechnungen, die bei uns per E-Mail eingehen. Diese Rechnungen prüfen wir jetzt mit Hilfe einer Künstlichen Intelligenz (KI), die wir für diesen Zweck selbst trainiert haben.

Anschließend werden die KI-geprüften Rechnungsdaten an unsere Rechnungssoftware weitergeleitet. Die Mitarbeitenden im Büro müssen die Rechnungen inhaltlich nochmal kurz prüfen, manuell freigeben, einem Projekt zuordnen und per Knopfdruck einen Zahlungsvorschlag machen. Anschließend wird die Rechnung automatisch bezahlt. Der neue Prozess spart uns etwa 80 Prozent der Zeit, zudem können wir Fehler jetzt viel besser vermeiden.

Es gibt aber noch einen weiteren Vorteil: Einmal pro Woche exportieren wir alle bezahlten Rechnungen in unser Steuerprogramm und stellen sie unserem Steuerberater zur Verfügung. Das Steuerbüro verbucht die Rechnungen dann und wir bekommen viel schneller eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zurück. Das bedeutet: Wir wissen jetzt viel schneller als früher, wo wir wirtschaftlich stehen und können bei Problemen frühzeitig gegensteuern.

Ist die Umstellung der Prozesse bei Ihnen jetzt abgeschlossen?

Definitiv nicht. Die Digitalisierung von Prozessen ist ein lebendiger Prozess und wir wollen noch weitere Bereiche digitalisieren – zum Beispiel bei der Arbeitszeiterfassung und der Baustellendokumentation.

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