So lohnt sich die Steuererklärung für Ihre Mitarbeitenden

Mehr Netto vom Brutto? Gehaltsextras sind Sache des Arbeitgebers. Doch auch Arbeitnehmer können sich selbst ein ordentliches Extra verschaffen – wenn sie eine Steuererklärung abgeben. Denn diese führt in den meisten Fällen zu einer Steuererstattung. Die Erstattung auf Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit betrug im Jahr 2020 durchschnittlich 1.063 Euro, berichtet das Statistische Bundesamt. Die meisten Erstattungen lagen zwischen 100 und 1.000 Euro (57 Prozent). Aber es gab Zahlungen von mehr als 5.000 Euro (zwei Prozent).

Sie wollen Ihre Mitarbeitenden ermutigen, sich diese Erstattung zu holen? Hier die wichtigsten Fragen und Antworten für Ihr Team:

1. Für wen lohnt sich die freiwillige Steuererklärung?

Das komme zwar immer auf den Einzelfall an, sagt Meik Eichholz von der Bundessteuerberaterkammer in Berlin. Sinnvoll sei eine freiwillige Steuererklärung für Arbeitnehmer aber grundsätzlich in folgenden Fällen:

• Fahrtkosten: Liegen die beruflichen Ausgaben über 1.230 Euro im Jahr, lohne sich eine Steuererklärung. Wer täglich 20 Kilometer zur Arbeit fährt, komme schnell über diesen Betrag.
• Arbeitslosigkeit: Wer nicht das ganze Jahr beschäftigt war, zahlt dennoch jeden Monat so viel Lohnsteuer, als ob er durchgehend gearbeitet hätte – und damit zu viel.
• Arbeitgeberwechsel: Wer innerhalb eines Kalenderjahres den Arbeitgeber wechselt, sollte eine Steuererklärung abgeben, um sich zu viel gezahlte Lohnsteuer zurückzuholen.
• Außergewöhnliche Belastungen: Ungewöhnlich hohe Ausgaben, etwa durch Krankheit, senken die Steuerlast. Allerdings nur, wenn die Kosten die sogenannte zumutbare Belastung überschreiten. Was zumutbar ist, hänge vom Einkommen, dem Familienstand und der Kinderzahl ab.
• Kapitalerträge: Kapitalerträge sind bis maximal 1.000 Euro (2.000 Euro bei zusammenveranlagten Paaren) steuerfrei – mit einem Freistellungsauftrag. Wer den vergessen hat, kann das durch die Steuererklärung nachholen.
• Handwerker: Wer einen Handwerker mit Arbeiten im Haus beauftragt hat, kann diese Arbeitskosten angeben . Materialkosten sind hingegen nicht steuerlich begünstigt. Das Finanzamt erstattet 20 Prozent, maximal 1.200 Euro pro Jahr.

2. Muss ich eine Steuererklärung abgeben?

Eine Steuererklärung ist fast immer eine gute Idee – auch für Mitarbeitende, die zur Abgabe verpflichtet sind. Viele von ihnen erhalten ebenfalls Geld vom Finanzamt zurück. Zudem vermeiden sie mit der Abgabe Verspätungszuschläge, sagt Eichholz. Zur Abgabe verpflichtet seien Mitarbeitende:

• wenn sie oder ihr Ehepartner nach Steuerklasse III und V, VI oder IV mit Faktor besteuert werden,
• wenn sie mehr als 410 Euro steuerfreie Lohnersatzleistungen erhalten haben, zum Beispiel Eltern-, Mutterschafts- oder Kurzarbeitergeld ,
• wenn sie gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt sind,
• wenn sie bereits eine Rente beziehen, deren steuerpflichtiger Teil über dem Grundfreibetrag liegt (aktuell: 12.096 Euro, für Ehepaare: 24.182 Euro),
• wenn sie Einkünfte von mehr als 410 Euro aus Vermietung und Verpachtung beziehen,
• wenn sie in Nebentätigkeit selbstständig sind und damit mehr als 410 Euro im Jahr verdient haben.

Zudem kann es vorkommen, dass ein Finanzamt Arbeitnehmer zur Abgabe einer Steuererklärung auffordert. „Das ist nicht selten, beispielsweise wenn Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen erhalten haben“, sagt Eichholz. Solche Ersatzleistungen sind zwar steuerfrei. Sie fließen jedoch in die Bemessung des Steuersatzes ein und haben so indirekt einen Effekt auf die Höhe der Lohnsteuer.

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3. Wie viel Zeit habe ich?

Für die Abgabe der Steuererklärung gelten feste Fristen. In der Regel muss sie spätestens am 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingehen. Das bedeutet: Stichtag für die Steuererklärung 2024 ist der 31. Juli 2025.

Eine Ausnahme gilt für Steuerzahler, die sich steuerlich beraten lassen, zum Beispiel durch einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein. Dann verlängert sich diese Frist um sieben Monate.

Eine Ausnahme gilt allerdings für die Steuererklärung 2024: Deren Frist verlängert sich mit Beratung bis zum 30. April 2026. Das ist noch eine Spätfolge der Corona-Pandemie und der dadurch entstandenen hohen Auslastung von Steuerberatern.

4. Steuererklärung digital oder per Papier?

Steuererklärungen nehmen die Finanzämter inzwischen am liebsten digital entgegen. Nur in Ausnahmefällen fordern sie noch den einen oder anderen Beleg in Papierform an. Zur digitalen Abgabe verpflichtet sind Arbeitnehmer, wenn sie neben ihrem Arbeitsverhältnis auch selbstständig tätig sind.

Wer seine Steuererklärung digital erstellen will, kann Elster nutzen, das Steuerportal der Finanzämter. Damit lassen sich Steuererklärungen kostenlos erledigen. „Elster bietet alles, was man für eine Einkommensteuererklärung benötigt“, sagt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler in Berlin. „Ich kann in Elster die Daten aus der Finanzverwaltung abrufen und erhalte eine vorausgefüllte Steuererklärung“, so Karbe-Geßler. Elster frage ab, ob es die Daten übernehmen soll. Die Erklärung lasse sich auch mit zusätzlichen Angaben wie etwa Werbungskosten ergänzen. Elster sei „komfortabel“ und decke alle Aspekte einer Steuererklärung vollständig ab.

Eine Alternative zu Elster sind kommerzielle Steuerprogramme und -Apps. Sie bieten mehr Erklärungen als Elster, stellen Fragen und weisen auf Sparmöglichkeiten hin. Die Profis vom Finanzratgeber finanztip.de empfehlen zum Beispiel die Programme Steuerbot und Taxfix (beide 39,99 Euro) sowie Wiso Steuer (45,99 Euro, im Abo: 35,99 Euro).

Auch wer die Erklärung lieber in Papierform abgibt, kann Elster oder eine Software zum Ausfüllen nutzen: am Ende die Erklärung einfach ausdrucken und per Post ans Finanzamt schicken oder dort direkt abgeben.

5. Wie lange dauert das und welche Unterlagen brauche ich?

Wer mit einer Steuersoftware arbeitet, kann eigentlich keine Unterlagen vergessen, da sie alle relevanten Punkte abfragt. Für die erste Steuererklärung ist das hilfreich – nur die Suche nach den Belegen kostet Zeit. Das ist allerdings eine gute Vorbereitung auf die nächste Erklärung im Folgejahr. Denn dann ist ja schon klar, welche Unterlagen benötigt werden und über das Jahr hinweg gesammelt werden können. Karbe-Geßler empfiehlt:

• Sammeln Sie alle Belege sofort, wenn sie vorliegen, zum Beispiel in einem eigenen Hefter oder digital in einem Ordner. Dann vergessen Sie garantiert nichts und müssen nicht erst noch suchen, wo eine Quittung abgelegt wurde.
• Sortieren Sie die Belege ein wenig vor: Was gehört zur Arbeit, was zu Handwerkerleistungen, was zu Krankheitskosten, was zu Spenden und so weiter. „Denn dafür gibt es unterschiedliche Anlagen in der Steuererklärung, und wenn es so vorsortiert ist, geht es schneller.“

Am längsten dauere es, wenn man vor jeder Erklärung erneut mit der Suche nach den Belegen anfängt. Wer hingegen schon alles beisammen hat, könne eine Steuererklärung ungefähr in einer halben Stunde erledigen, sagt Karbe-Geßler.

6. Oder doch lieber Hilfe vom Steuerprofi?

Professionelle Beratung bei der Steuererklärung bieten Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine. Beide kosten allerdings auch Geld: Das Honorar von Steuerberatern richte sich nach der Vergütungsverordnung für Steuerberater und hänge unter anderem von den Einnahmen des Arbeitnehmers und dem Beratungsaufwand ab, sagt Karbe-Geßler.

Lohnsteuerhilfevereine nehmen hingegen einen jährlichen Mitgliedsbeitrag. Der ist nach dem Einkommen gestaffelt und liegt nach Angaben des Bundesverbandes Lohnsteuerhilfevereine bei durchschnittlich 150 Euro im Jahr.

Die Profis kosten in jedem Fall mehr als eine Steuersoftware. Ob sich das lohnt? Im Prinzip könne jedoch jeder Arbeitnehmer seine Erklärung selbst erstellen, sagt Karbe-Geßler. Am einfachsten sei das für Arbeitnehmer ohne Nebeneinkünfte. Professionelle Hilfe lohne sich eher bei komplizierten Steuerverhältnissen. Zum Beispiel, wenn zum Lohn Mieteinnahmen, Einnahmen aus einer selbstständigen Tätigkeit oder eine größere Erbschaft hinzukommen.

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