So stellen Sie Familienmitglieder korrekt ein

Arbeiten Ehepartner oder Kinder im Betrieb mit, nehmen das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger solche Arbeitsverhältnisse besonders genau unter die Lupe. Dabei prüfen sie teilweise dieselben Aspekte, setzen aber auch unterschiedliche Schwerpunkte. So sichern Sie sich optimal ab:

1. Einen schriftlichen Vertrag mit Familienmitgliedern schließen

Das Finanzamt kontrolliert zuerst, ob ein Vertrag mit dem Familienmitglied besteht. Zwar sind auch mündliche Verträge gültig, doch ein schriftlicher Vertrag erleichtert Ihnen den Nachweis, dass es sich um ein echtes Arbeitsverhältnis handelt – und nicht um einen Scheinvertrag.

Tipp: Achten Sie darauf, dass der Arbeitsvertrag alle Leistungen und Gegenleistungen klar und vollständig regelt. Dazu gehören insbesondere Aufgaben, Arbeitszeiten, Wochenstunden, Arbeitsort, Urlaubsanspruch, Gehalt, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündigungsfristen.

2. Auch für Ehepartner und Kinder marktübliche Vertragsbedingungen wählen

Im nächsten Schritt prüft das Finanzamt mithilfe eines sogenannten Fremdvergleichs, ob die Vertragsbedingungen mit denen für fremde Arbeitnehmer vergleichbar sind. Ein Arbeitsvertrag darf Familienmitgliedern keine Vorteile gewähren, die bei Dritten unüblich wären.

Stellen Betriebsprüfer untypische Konditionen fest, unterstellen sie oft private Motive statt betrieblicher Erfordernisse. In diesem Fall droht, dass der Betriebsausgabenabzug für das Gehalt des Familienmitglieds aberkannt wird. Betriebsinhaber müssen dann den Gegenbeweis erbringen, dass Mitarbeitende in anderen Betrieben in vergleichbarer Position ähnlich entlohnt werden.

Tipp: Orientieren Sie sich bei der Vertragsgestaltung an den Gehältern und Arbeitsbedingungen anderer Mitarbeitender im Betrieb oder an branchenüblichen Vergütungen .

3. Vertrag im Alltag einhalten

Im dritten Schritt geht es darum, ob der Vertrag tatsächlich gelebt wird. Erfüllen mitarbeitende Ehepartner oder Kinder die im Vertrag genannten Aufgaben? Erhält sie regelmäßig und pünktlich ihr Gehalt?

Unpünktliche und sporadische Gehaltszahlungen sind für die Betriebsprüfer ein Indiz, dass das Arbeitsverhältnis aus steuerlichen und nicht aus betrieblichen Gründen besteht. Ebenso kontrollieren die Prüfer, ob sich das Familienmitglied gut genug im Betrieb auskennt, um seine Aufgaben zu erledigen.

Tipp: Dokumentieren Sie die geleisteten Arbeiten sorgfältig. So beugen Sie dem Verdacht eines Scheinvertrags effektiv vor.

4. Bei Angehörigen die Sozialversicherungspflicht prüfen

Familienangehörige, die im Betrieb mitarbeiten, gelten oft als sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer. Es ist jedoch möglich, dass Sozialversicherungsträger sie als Mitunternehmer einstufen – auch dann, wenn das Finanzamt sie als Arbeitnehmer anerkennt.

Hinweis: Die Deutsche Rentenversicherung führt bei Arbeitsverhältnissen mit Ehegatten, Lebenspartnern, Kindern und Enkelkindern automatisch ein Statusfeststellungsverfahren durch ( § 7a Abs. 1 SGB IV ). Dabei wird verbindlich geklärt, ob die Angehörigen als sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer oder als Mitunternehmer gelten. So vermeiden Sie im Fall einer Sozialversicherungspflicht als Arbeitnehmer teure Nachzahlungen an die Sozialversicherungen. Andererseits sparen Sie bei einer Einstufung als Mitunternehmer nutzlose Zahlungen an die Arbeitslosenversicherung und haben bei Krankenversicherung und Altersvorsorge mehr Wahlmöglichkeiten.

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